Ya llegó la hora de empezar a guardar botellas de agua y pilas nuevas y considerar la poda de esos árboles… y también llegó la hora de que los negocios revisen y actualicen sus políticas y procedimientos de emergencia. Vea a continuación nuestras sugerencias sobre qué revisar.
- Actualice la dirección y teléfono domiciliarios, teléfono celular y dirección electrónica personal de cada uno de sus empleados. Quizá tenga que utilizar los celulares, mensajes de texto y correos electrónicos personales para comunicarse con los empleados después de una tormenta si los equipos en su oficina no funcionan. Considere tener un teléfono analógico a mano porque los sistemas telefónicos digitales y de Voz por Internet (VOIP) no funcionan si no hay electricidad.
- Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro de ese grupo una lista de los empleados de los cuales esa persona es responsable de contactar después de que haya pasado la tormenta.
- Proporcione información en el sistema de correos de voz y sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación en que están las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones.
- ¿Su negocio es uno que tiene que permanecer abierto incluso durante desastres naturales, como son los hoteles y hospitales? Si es así, tiene que identificar al personal esencial que tiene que permanecer en el trabajo durante la tormenta. Quizá también deba pedir voluntarios dispuestos a trabajar durante el huracán. El empleador debe considerar incentivos para motivar a los empleados que se ofrezcan de voluntarios para trabajar, tales como aumentos de salario o días libres pagados. Considere si su negocio puede acomodar a los miembros de la familia y/o mascotas de los empleados que tengan que venir o que se ofrezcan a trabajar durante la tormenta. Los empleadores quizá deban evaluar si el invitar a miembros de las familias a “pasar la tormenta” en el centro de trabajo va a aliviar a los empleados de sus preocupaciones y les permitirá concentrarse en sus tareas, o si va serles motivo de distracción.
- Los empleadores deben considerar por adelantado si van a remunerar a los empleados en caso de que un desastre impida que el centro de trabajo funcione. Según la Ley de Normas Laborales Justas (“Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), los empleadores solo tienen que pagarles a los empleados no exentos las horas que de hecho trabajen. Sin embargo, si un empleado exento trabaja parte de un día, esta ley le prohíbe al empleador deducirle a ese empleado la ausencia de un día parcial. Si un empleado exento no puede trabajar porque la empresa no está operacional, quizá el empleador tenga que remunerar de todas maneras al empleado y que no se le permita exigirle al empleado que use el tiempo de licencia de ausencia pagada a cambio de ese día sin trabajar. Si el empleado exento no puede presentarse a trabajar por un motivo personal, que incluye el no poder viajar al centro de trabajo, en ese caso el empleador quizá pueda deducirle al empleado la paga de ese día o exigirle que sustituya ese día de ausencia con tiempo de licencia pagada.
- Considere cómo la empresa va a distribuir los cheques de nómina si la empresa no funciona. Los empleadores quizá deban considerar pedir a sus empleados que se inscriban en un programa de depósito directo para que los salarios se les puedan transferir electrónicamente a sus cuentas, suponiendo, claro está, que las instituciones financieras que realicen esta operación estén funcionando. Los empleadores en la Florida no pueden exigir a los empleados que se inscriban en programas para el depósito directo de los salarios.
- Exija a los empleados que trabajan desde sus casas en el tiempo después de la tormenta que lleven cuenta y constancia de las horas que trabajen. A los empleados no exentos que trabajen desde sus casas se les tienen que pagar todas las horas que trabajen. El empleador va a necesitar algún tipo de mecanismo para llevar cuenta de las horas que se pasen trabajando remotamente. Si la empresa no quiere que los empleados no exentos trabajen desde sus casas, el empleador debe comunicar esto claramente antes de que llegue la tormenta.
- Después del Huracán Katrina, algunos empleados quisieron donar su tiempo acumulado de licencia a sus compañeros de trabajo que habían sido mucho más afectados por el ciclón. Considere si su compañía va a permitir este tipo de donaciones de tiempo acumulado y qué implicación tributarias puede tener esto.