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Los empleadores a menudo se preguntan cuándo deberían pagar a los empleados por hora por su tiempo de viaje, y la respuesta no siempre es sencilla.  En términos generales, las leyes federales de salarios y horas exigen que los empleadores les remuneren a los empleados las horas que pasen viajando a causa de actividades relacionadas con el trabajo. Pero la ley establece varias distinciones que toda empresa debe tener en cuenta al calcular los salarios y las horas extraordinarias para los empleados por hora no exentos. Algunos escenarios podrían ayudar a ilustrar las obligaciones que tienen los empleadores.

Por ejemplo, en un día laboral típico, un empleado por hora sale de su casa en Miami Beach, se detiene en Starbucks, y luego se sienta en el tráfico durante al menos una hora antes de que finalmente llegue a la oficina de su trabajo en Fort Lauderdale. Actualmente, el tiempo de viaje que pasa el empleado cada mañana no es tiempo de trabajo remunerable: el tiempo de viaje de ida y vuelta al trabajo se considera tiempo personal. El lugar que el empleado escoja para vivir por lo general no dará lugar a que el empleador esté obligado a pagar el tiempo de viaje, independientemente de cuánto tráfico tenga que sufrir el empleado.

Pero imagínese que la empleada en cuestión tiene que asistir a una reunión en Boca Ratón, 50 millas al norte de Miami Beach. ¿Qué pasa ahora? En esta situación, es probable que los empleadores tengan que pagarle a la empleada por su tiempo de viaje, independientemente de si le toma una hora o si se queda atrapada en el famoso tráfico de la I-95 del sur de Florida y le toma tres horas llegar a Boca. Habiendo dicho esto, los empleadores pueden deducir la cantidad de tiempo que normalmente le lleva llegar al trabajo. Por lo tanto, si ella sale de su casa en Miami Beach a las 7 a.m., pasa por Fort Lauderdale a las 7:45 a.m. sin detenerse en la oficina y por fin llega a la reunión en Boca Ratón a las 8:30 a.m., el empleador solo tendría que pagar para su viaje de 7:45 a.m. a 8:30 a.m.

El mismo principio corresponde si a esa empleada se le asigna un trabajo en Aventura. Sin embargo, el resultado final es diferente. Aventura es una ciudad diferente a la del lugar de trabajo habitual de los empleados en Fort Lauderdale, por lo que puede parecer que es tiempo remunerable. Pero como el empleador puede deducir el tiempo que el empleado habría viajado a su lugar de trabajo habitual en Fort Lauderdale no puede terminar debiéndole al empleado salario alguno por el tiempo de viaje, ya que Aventura está más cerca de su hogar que Fort Lauderdale.

Entonces… ¿qué me dicen de los viajes que hacen que el mismo empleado no exento se tenga que quedar la noche fuera de la casa? Ese tiempo de viaje que abarca más de un día laboral cambia la ecuación. Cuando un empleado viaja a otra ciudad durante al menos una noche, los empleadores solo tienen que remunerarle el tiempo de viaje que tenga lugar durante horas normales de trabajo. Por lo tanto, si el mismo trabajador por hora normalmente trabaja de 9 a.m. a 5 p.m. y viaja a una convención de trabajo nocturno en Orlando, viajando de 4 p.m. a 7 p.m. un martes, hay que pagarle al empleado la hora que pasó viajando durante sus horas normales de trabajo. Consideraciones adicionales que los empleadores deben tener en cuenta que pueden cambiar el tiempo de viaje remunerable de un empleado son si el empleado está trabajando mientras era pasajero durante el viaje, si el empleado viaja durante las horas normales de trabajo en días no laborables (es decir, fines de semana), o si es pasajero en transporte público o conduce su propio automóvil al lugar de trabajo asignado fuera de la ciudad.  (Se vuelve más complicado si el empleado viaja a través de zonas horarias o a una asignación internacional).

Para un último escenario: ¿qué sucede si al empleado se le da un automóvil de la empresa para que pueda viajar de su casa en Miami Beach a la segunda oficina del empleador en Marco Island a tres horas de distancia? Este escenario es el área gris que los empleadores temen. Esto se debe a que ese viaje de tres horas podría ser tiempo de trabajo remunerable dependiendo del horario de la empresa y la geografía de las diversas oficinas. El uso de un vehículo de la empresa para viajar no se calcula como tiempo de trabajo si el viaje del empleado “se encuentra dentro del área de viaje normal al trabajo correspondiente al negocio o establecimiento del empleador”. En la mayor parte de las situaciones, si varios empleados suelen ir manejando a la oficina de Marco Island como parte de sus viajes normales de ida y vuelta al trabajo, entonces este tiempo no se consideraría tiempo de trabajo remunerable. Pero en otras circunstancias, la pregunta que se tienen que hacer los empleadores se torna más específica con respecto a los hechos a medida que el viaje se vuelve menos rutinario y la distancia al destino va más allá del área de servicio normal de la empresa. En la práctica, los empleadores también deben considerar el riesgo de responsabilidad adicional al proporcionar vehículos de la empresa para viajes largos a través de carreteras de mala fama como la del Alligator Alley.

Hay varios diferentes factores y escenarios a considerar cuando se calcula el tiempo de viaje por hora para fines de salarios y del pago de horas extraordinarias. Para las múltiples y singulares necesidades de viaje que enfrenta su negocio, se recomienda que procure la ayuda de un abogado para garantizar que está cumpliendo con la ley.

*Nuestro especial agradecimiento a Thomas Raine, que me ayudó a redactar este post. Thomas es candidato de tercer año al Doctorado en Derecho de la Escuela de Derecho de la Universidad de Miami.