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Para los empleadores que también tengan empleados en Nueva York, quedan avisados: una nueva ley de licencias para ausentarse del trabajo los afectará comenzando el miércoles 30 de septiembre.

Nueva York ha promulgado una ley permanente de licencia por enfermedad en todo el estado, aparte de la Ley de Licencia por Cuarentena para el COVID-19. En un giro fuera de lo común, esta ley estatal en algunos casos brinda más beneficios a los empleados que las leyes locales para licencias por enfermedad, como la Ley de Tiempo Devengado para Seguridad y Enfermedad de la Ciudad de Nueva York (“ESSTA” por “Earned Safe and Sick Time Act”).

A partir del 30 de septiembre de 2020 entra en vigor la Ley de Tiempo Remunerado de Licencia por Enfermedad de Nueva York (“NYPSL” por “New York’s Paid Sick Leave”), la cual es probable que exija que usted haga cambios en sus políticas empresariales en Nueva York. La nueva ley afecta a todos los empleadores privados en Nueva York y exige una licencia por enfermedad con protección del puesto de trabajo, con tiempo remunerado o no, como se describe a continuación.

Duración de la licencia. Los requisitos de la licencia varían de acuerdo con el tamaño de la fuerza laboral del empleador y su ingreso neto:

Tamaño/Ingreso del empleador Requisitos de la ley por cada empleado

4 empleados o menos y un ingreso neto de

$1 millón o menos en el año fiscal anterior

40 horas de licencia no remunerada por enfermedad por cada año calendario
4 empleados o menos y un ingreso neto de más de $1 millón en el año fiscal anterior 40 horas de licencia remunerada por enfermedad por cada año calendario
5 a 99 empleados (sin que importe el ingreso) 40 horas de licencia remunerada por enfermedad por cada año calendario
100 empleados o más (sin que importe el ingreso) 56 horas de licencia remunerada por enfermedad por cada año calendario

En particular, la ley deja sin respuesta algunas preguntas críticas, tales como si el tamaño del empleador se determinará a nivel estatal o nacional, o si las subsidiarias se van a incluir para fines del número de empleados o si se considerarán por separado.

La licencia se comienza a devengar el 30 de septiembre de 2020, o en la fecha de contratación del empleado, de la dos la que sea posterior, a razón de una hora de licencia por cada 30 horas trabajadas, hasta llegar a los límites anuales aquí establecidos. Los empleados pueden comenzar a usar la licencia devengada el 1o de enero de 2021. Además, los empleadores pueden optar por dar a los empleados la totalidad de la licencia al principio del año. Sin embargo, si el empleador decide dar la totalidad de la licencia al principio, más adelante no podrá reducir la cantidad de licencia basada en las horas que el empleado de hecho haya trabajado. La licencia remunerada deberá pagarse a la tasa salarial regular del empleado o a la del salario mínimo aplicable, de las dos la que sea mayor.

Uso permisible del tiempo de licencia. La Ley de Tiempo Remunerado de Licencia por Enfermedad de Nueva York (“NYPSL”) se podrá usar por los siguientes motivos de “enfermedad” y de “seguridad”:

  1. Enfermedad mental o física, lesión o condición de salud de un empleado o de un miembro de su familia (sin que importe que se haya obtenido un diagnóstico o que atención médica sea necesaria cuando el empleado solicite la licencia);
  2. Para el diagnóstico, atención o tratamiento de una enfermedad, lesión o condición de salud mental o física del empleado o de un miembro de su familia, o la necesidad de un diagnóstico médico o de atención preventiva para el empleado o un miembro de la familia del empleado;
  3. Cuando el empleado o miembro de su familia ha sido víctima de violencia doméstica, delito familiar, delito sexual, acecho o trata de personas y procura u obtiene servicios, entre ellos servicios de refugios, abogados o policíacos, o toma cualquier otra acción para garantizar su salud o seguridad o la de un miembro de su familia, o para proteger a quienes se asocian o trabajan con el empleado.

“Miembro de la familia” incluye a hijos, cónyuge, pareja de hecho, padres, hermanos, nietos, abuelos e hijos y padres del cónyuge o de la pareja de hecho del empleado.

Traslado de tiempo no usado de licencia. El empleador tiene que permitir a los empleados trasladar  de un año a otro el tiempo devengado pero no usado de licencia de la “NYPSL”. Sin embargo, el empleador aún así puede limitar el uso del tiempo de licencia por enfermedad por parte del empleado a 40 o 56 horas (según corresponda) en un año calendario.

No es obligatorio pagar tiempo no usado al terminar el empleo. Los empleadores no están obligados a pagar el tiempo de licencia de la “NYPSL” devengado pero no usado cuando termina la relación laboral con el empleado, sin que importe que la terminación haya sido voluntaria o involuntaria.

No deberá haber represalias. El empleador no podrá tomar represalia, discriminar ni de ninguna otra manera sancionar a ningún empleado por solicitar o usar el tiempo de licencia de la “NYPSL”.

Políticas actuales. Los empleadores que ya ofrecen una política de licencia por enfermedad o tiempo libre remunerado (conocida en inglés como “PTO” por “paid time off”) que cumpla o supere los requisitos de la “NYPSL” no tienen que dar ningún tiempo de licencia adicional según la nueva ley, siempre y cuando su política actual también cumpla con los requisitos de devengación, traslado y uso del tiempo de licencia de la “NYPSL”.

Mantenimiento de expedientes. A partir del 30 de septiembre de 2020, los empleadores deberán seguir la cantidad de tiempo de licencia por enfermedad que se proporcione a cada empleado y mantener un expediente de esa información en sus registros de nómina durante por lo menos 6 años. Este requisito es una reforma de la Ley de Prevención del Robo de Salarios de Nueva York.

Recursos en casos de infracción. De acuerdo con lo que dice actualmente la ley, no se ha aclarado qué recursos hay para casos de infracción de la ley “NYPSL”, si es que lo hay. El Departamento del Trabajo de Nueva York (“NYDOL” por “New York Department of Labor”) está autorizado para brindar más orientación y reglamentos en relación con la nueva ley y responder algunas de las preguntas más candentes de los empleadores. Hasta la fecha de esta publicación, sin embargo, no se ha brindado ninguna orientación.

Asuntos a tomar acción por parte de los empleadores. Los empleadores deben revisar sus actuales políticas y hacerles cambios, de ser necesario, para garantizar el cumplimiento con esta nueva ley. Los empleadores con empleados en la ciudad de Nueva York y el condado de Westchester también deben estar conscientes de los requisitos locales de tiempo de licencia por enfermedad que impongan sus respectivas jurisdicciones. Los empleadores también deben asegurarse de tener un mecanismo para llevar cuenta del tiempo de licencia por enfermedad de los empleados y comenzar a llevarlo comenzando el 30 de septiembre de 2020. Se deben capacitar a los profesionales de recursos humanos para que entiendan los nuevos requisitos así como la interacción entre la nueva ley “NYPSL” y las ordenanzas locales actuales que rijan el tiempo de licencia por enfermedad, cuando esto corresponda. Mientras los empleadores esperan orientación adicional del Departamento del Trabajo de Nueva York, deben consultar con un asesor legal sobre la implementación de la nueva ley basándose en la información actualmente disponible.