Son casi las 5 de la tarde el viernes, y usted ya está listo para irse a su casa. En eso se presenta un extraño en su oficina con una copia de la Ley de Expedientes Públicos de la Florida en la mano y demandando ver los expedientes de su compañía. Usted le explica que “esta es una empresa privada que no está sujeta a la Ley de Expedientes Públicos” y le dice que se vaya.
A la semana siguiente, le entregan el emplazamiento de una demanda judicial que aduce que usted infringió la Ley de Expedientes Públicos y que se procura el pago de honorarios y gastos. Después de que su abogado le explica cómo y por qué usted sí está sujeto a esa Ley, usted entrega los expedientes solicitados y, si no hay daño, no hay reclamación… ¿verdad? ¡NO!
Los tribunales todavía tienen que celebrar una audiencia para determinar si usted se negó ilegalmente a entregar los expedientes (aunque estos ya se hayan entregado). Si se halla que fue ilegal negarse a entregarlos inicialmente, usted tendrá que pagarle al solicitante sus honorarios de abogados y gastos relacionados con la demanda. De acuerdo con la ley actual, la adjudicación judicial de honorarios y gastos – que pueden ser miles de dólares (sin incluir los gastos de su propia defensa) – es obligatoria. Por ejemplo, a un custodio de expedientes públicos se le ordenó que pagara los honorarios y gastos del solicitante, aunque el custodio entregó los expedientes solicitados antes de que se celebrara la audiencia y aunque retrasó la entrega porque creía que tenía fundamentos legales de buena fe para retener los documentos.
Los gnomos de la Ley de Expedientes Públicos han convertido en un negocio el arte de agarrar desprevenidas a las empresas privadas que tienen negocios con agencias estatales o locales en la Florida y cobrar entonces esos honorarios como resultado. El Poder Legislativo de la Florida contempla realizar un cambio para que la adjudicación de honorarios y gastos sea discrecional… pero eso falta por ver (y se ventilará en un post futuro).
Existe una amplia gama de interacciones con agencias estatales y locales que pueden hacer que su empresa quede obligada por la Ley de Expedientes Públicos, por ejemplo:
- tener contratos con el gobierno o prestarle servicios
- responder a licitaciones o invitaciones a negociar (las ofertas selladas están exentas solo temporalmente)
- procurar exenciones tributarias
- intercambiar correspondencia con un empleado gubernamental
- responder a auditorías, citaciones judicial o a órdenes de entrega de documentos para investigaciones
- arrendar propiedades bien a organismos gubernamentales o de organismos gubernamentales.
- solicitar licencias profesionales
La información de propiedad intelectual exclusiva o de secretos comerciales puede estar sujeta a tener que darla a conocer según esta Ley si no se toman las debidas precauciones.
He aquí algunos ejemplos de la vida real de infracciones no intencionales de la Ley de Expedientes Públicos de la Florida:
- Al dueño de los Medias Blancas de Chicago le obligaron a pagar honorarios y gastos por negarse a entregar a una editora de periódicos borradores de contratos de arrendamiento de propiedades municipales, a pesar de que la ciudad no tenía la custodia de esos borradores.
- Una empresa privada de ingeniería que firmó un contrato con una ciudad para designar y poner en marcha un sistema de acueductos y alcantarillado, un tribunal falló que era una “agencia” sujeta a la Ley de Expedientes Públicos y le exigió que entregara los documentos relacionados con el diseño, las evaluaciones, y las recomendaciones de prioridades presupuestarias y de financiamiento del sistema de distribución de agua.
- Al Fiscal General se le exigió que entregara expedientes comerciales confidenciales que le había proporcionado un fabricante de lavadoras en respuesta a una citación judicial.
- A la NCAA se le ordenó a entregar documentos relacionados con un proceso secreto disciplinario contra Florida State University (una entidad pública). Los documentos estaban guardados en el website seguro de la NCAA, y al abogado externo de la FSU se le dio acceso protegido por contraseña para revisar en línea los documentos a condición de que firmaran un contrato de confidencialidad. En todo caso, en virtud de la revisión de los documentos que realizó el abogado para prepararse para la apelación, estos se convirtieron en expedientes públicos sujetos a darlos a conocer. A la NCAA también se le ordenó que pagara los honorarios de abogados en que incurrió la empresa noticiosa.
Las empresas privadas quedan sujetas a la Ley de Expedientes Públicos cuando: (1) actúan como una “agencia” y/o (2) poseen “expedientes públicos”.
- El concepto de “agencia” incluye a toda persona natural o jurídica que actúe a nombre o en representación de una agencia pública. Una entidad privada se puede convertir en una “agencia” si asume el papel del gobierno, tal como realizar una función pública en el transcurso de la ejecución de un contrato con el gobierno.
- El concepto de “expedientes públicos” en el sentido amplio abarca cualquier cosa que haga o reciba una entidad gubernamental de acuerdo con la ley o en conexión con la realización de un negocio oficial. Por lo tanto, un documento preparado por una entidad privada puede satisfacer la definición de “expediente público” si la entidad privada actúa como una “agencia” y/o cuando el documento lo recibe un agente gubernamental para usarlo en la realización de un negocio oficial. Esto corresponde independientemente de que el empleado del gobierno reciba el material mediante custodia física o remotamente examine dicho material (por ejemplo, en la oficina de su empresa).
- La aplicación de la Ley se puede exigir contra cualquier persona que tenga la custodia de un expediente público… el factor determinante es la naturaleza del expediente, no su ubicación física. Por lo tanto, los mensajes de texto y de correo de voz en un teléfono pueden constituir expedientes públicos.
- El no cumplir con la Ley sujeta al contratista a las disposiciones que exigen su cumplimiento, que pueden incluir la terminación del contrato o la imposición de sanciones económicas.
Las dudas que surgen acerca de la aplicación de la Ley de Expedientes Públicos por lo general se resuelven a favor de dar a conocer este tipo de material. Ni la incertidumbre ni la ignorancia se reconocen como defensas para las infracciones de la Ley de Expedientes Públicos. Así que el no entregar expedientes públicos resulta inevitablemente en una sentencia contra la empresa, que ordena pagarle al solicitante las costas judiciales y los honorarios de abogados. Para evitar esta responsabilidad, las empresas que hagan negocios con cualquier agencia gubernamental, ya sea estatal o local, en la Florida deben procurar asesoramiento jurídico al adoptar políticas y procedimientos para responder a las solicitudes de expedientes públicos antes de recibir la primera solicitud de este tipo.