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Es la época del año para contratar a “los pasantes” (“interns”). Por lo general son estudiantes de secundaria, universidad e incluso de postgrado en busca de experiencia laboral. Ciertos pasantes no son remunerados (el análisis de si a los pasantes se les tenga que remunerar está fuera del alcance de esta publicación). Sin embargo, muchas empresas sí pagan a los pasantes. Si son empleados remunerados, quizá tenga que cubrirlos en sus planes de beneficios.  Como mínimo, no puede sencillamente pensar “Caramba, son pasantes, no empleados ‘de verdad’, no tengo que preocuparme por ellos”. Piénselo de nuevo.

Plan de Salud Grupal/Otros planes de seguros.  El lugar donde se debe empezar al considerar si sus pasantes son elegibles para su plan de salud grupal u otros planes de seguros es el documento del plan (que incluye el plan escrito, la póliza del seguro y la solicitud).  El típico plan de seguro grupal cubre a “los empleados programados regularmente para trabajar 30 horas o más cada semana”. Supongamos que el plan no contiene ninguna exclusión ni ninguna otra condición de elegibilidad.  Con ese diseño de plan… ¿cómo analizamos la situación de los pasantes basándonos en el plan de salud? Primero: ¿el pasante es un empleado? Sí lo es. ¿Se encuentra el pasante en un grupo de empleados excluidos según los términos del plan?  No.  ¿Está programado el pasante a trabajar 30 o más horas cada semana? Sí. El resultado es que el pasante es un empleado elegible al plan de salud grupal.

¿Empezando cuándo?  Cuando así lo indiquen las reglas usuales de estos planes: al principio del próximo mes, después de 60 días, etc.  Si el pasante termina su empleo antes de la fecha de comenzar de la cobertura, en ese caso no tiene que preocuparse de inscribirlo en el plan.  Esté alerta a si al pasante se le vuelve a contratar durante el año escolar… la aplicación de las reglas para los empleados que se les vuelve a dar trabajo pueden ser complicadas. Sin embargo, si el pasante está trabajando en su empresa en la fecha de comienzo de la cobertura, hay que ofrecerle cobertura aunque su empleo vaya a durar solamente unas semanas más. Muchos pasantes ya tienen cobertura bajo algún otro plan, por ejemplo, el de uno de sus padres o cobertura a través de un programa para estudiantes, y va a declinar la cobertura.  Y no se olvide de los beneficios de seguros que son “automáticos”, como la cobertura de vida y de incapacidad.  El pasante va a ser elegible para esa cobertura, exactamente igual que los demás empleados a tiempo completo.

El plan de seguro grupal puede excluir a los pasantes. Las exclusiones de los planes de seguros grupales tienden a ser pocas porque el “documento del plan” de los seguros de grupo típicamente no es del formato tipo “marque-el-cuadrito” (como frecuentemente es el caso con los planes 401(k)) que enumera las exclusiones más comunes.  En un plan de seguros grupal, el empleador a menudo tiene que considerar la exclusión conscientemente y ponerla por escrito.  Esto se puede lograr de la forma más sencilla agregando unos cuantos renglones más a la solicitud del seguro de grupo, por ejemplo: “todos los empleados programados regularmente para trabajar 30 horas o más cada semana, con la excepción de los pasantes, empleados por temporada y empleados temporales, según conste en los expedientes de nómina o de recursos humanos de la empresa” o algo por el estilo.  Si el plan de seguros grupal contiene esta exclusión, no hay necesidad de ofrecer cobertura a los pasantes.

Si el plan de seguros grupal contiene esta exclusión, en ese caso no va a tener que ofrecer cobertura a los pasantes. Pero si el pasante es un empleado a tiempo completo que está excluido del plan de salud, usted pudiera creer que esto podría ser un incumplimiento de las reglas de responsabilidad compartida de la Ley de Atención Médica Asequible (“Affordable Care Act” o “ACA”), que automáticamente impone una multa si el empleador no ofrece cobertura a un número suficiente de empleados a tiempo completo. Es probable que no va a haber ningún problema con esta ley, y es porque, aunque el pasante trabaje a tiempo completo, es posible que se le pueda clasificar de acuerdo con esa ley como un empleado “por temporada” o “de horario variable”. A los empleados por temporada o de horario variable por lo general no hay que evaluarlos para darles el estatus de tiempo completo según la “ACA” sino después de casi un año de trabajo (suponiendo que el empleador utilice la medida de 12 meses que contiene esta ley).  Si el pasante ya no está empleado para esa fecha, no hay que preocuparse de haberlo excluido del plan de salud grupal.  Incluso si el pasante está empleado después de un año y se le considera empleado a tiempo completo que se había excluido de la cobertura, si su empresa tiene solo unos cuantos pasantes a los que no se les haya ofrecido cobertura bajo el plan de seguros grupal que por lo general cubre a los demás empleados a tiempo completo, es probable que no va a sufrir multa alguna de las que impone la “ACA.” Esto se debe a que esta ley tiene un “colchón” del 5% mediante el cual al empleador se le exige que ofrezca cobertura solamente al 95% de sus empleados a tiempo completo.

Plan 401(k).  En los últimos años, muchos planes 401(k) han abreviado sus períodos de espera para recibir la cobertura  A veces la cobertura es inmediata o cobertura comienza el primer día del mes después de la fecha de contratación.  Con frecuencia, el plan 401(k) no excluye ningún grupo de empleados con excepción de las exclusiones comunes tipo “marque-el-cuadrito” para empleados sindicalizados y empleados extranjeros no residentes.

El análisis de la cobertura del plan 401(k) para los pasantes es parecido al que se describió anteriormente para la cobertura de los seguros. En primer lugar: ¿el pasante es un empleado?  Sí. ¿Está excluido de la cobertura del plan?  No.  El resultado es que el pasante es un empleado elegible al plan 401(k) de acuerdo con las reglas usuales del plan.  Si el pasante termina su empleo antes de la fecha de comienzo de la cobertura, en ese caso no tiene que preocuparse de inscribirlo.  Esté alerta que si al pasante se le vuelve a contratar durante el año escolar, por lo general va a haber que combinar los períodos de servicio veraniego y del año escolar para propósitos del plan. Si el pasante está trabajando en su empresa en la fecha de comienzo de la cobertura, hay que inscribirlo en el plan aunque su empleo vaya a durar brevemente antes de que termine su empleo. La “inscripción” incluye la inscripción automática, si su plan tiene esa prestación, o invitar al empleado a tomar pasos afirmativos para contribuir al plan.  Usted debe tratar al pasante igual que a cualquier otro empleado elegible al plan 401(k).

¿Cómo puede evitar el esfuerzo administrativo y la onerosa carga de cumplir con inscribir al pasante cuando este va a estar empleado por poco tiempo y ni siquiera quiere que le reduzcan el cheque con una contribución automática?  Asegure que su Plan 401(k) contenga una exclusión de elegibilidad para este tipo de empleado.  Esta puede ser por categoría específica – “pasantes” – o quizá una de empleados “temporales” o “por temporada”.  Estas últimas dos categorías pueden conllevar sus propias complicaciones pero, en términos generales, se pueden aplicar para excluir del plan a los pasantes veraniegos.  Si necesita modificar el plan específicamente para excluir a los pasantes, es mejor utilizar la categoría específica de “pasante”.

Un debate detallado de las reglas de responsabilidad compartida de la Ley de Atención Médica Asequible y de las disposiciones acerca de la cobertura de los planes 401(k) están fuera del alcance de este “post”. El principal mensaje aquí es no dar por sentado que usted no tiene que ofrecer a sus pasantes cobertura de planes de beneficios para empleados. Conozca las reglas de elegibilidad de sus planes y administre las cuestiones de sus pasantes según los términos y condiciones de los planes.